발주서 양식 다운로드 엑셀 xls 쓰는 법 주의사항 알아보기

발주서는 영어로 order form 이며, 기업 간 거래에서 핵심적인 역할을 하는 문서입니다. 오늘은 발주서의 개념, 필요성, 구성 내용, 그리고 작성 시 유의사항에 대해 자세히 알아보고, 유용한 발주서 양식을 다운로드 할 수 있게 공유드리고자 합니다.

*목차

발주서 란?
발주서의 구성
발주서 작성 절차
-발주 과정
-발주 후 과정
발주서 작성 시 유의사항
발주서 양식 다운로드
-발주서 양식 엑셀1
-발주서 양식 엑셀2
-발주서 양식 엑셀3

발주서란?

발주서는 구매처에서 필요한 자재의 품명, 규격, 수량, 단가 등을 기입하고 납품 조건 및 결제 조건을 명시한 문서입니다. 이는 공급업체와의 거래에서 주문 내용을 명확히 하고, 거래의 증빙으로 활용됩니다.
발주서는 거래의 명확성과 책임 소재를 분명히 하는 데 중요한 역할을 합니다. 특히, 지속적인 거래에서는 발주서를 통해 계약 내용을 간소화하고 효율적인 거래를 가능하게 합니다.

발주서 구성

1. 구성 항목

기본 정보 : 발주자와 공급자의 기본 정보가 포함됩니다.
발주 목적물 : 품목, 사양, 수량, 단가 등의 세부 사항이 명시됩니다.
납기일 및 장소 : 납품 예정일과 장소가 기재됩니다.
인도 및 결제 조건 : 인도 방법, 결제 조건 등이 포함됩니다.

2. 표시 사항

발주 요청자 및 수신 회사 : 발주를 요청하는 기업과 수신 회사의 정보가 명확해야 합니다.
총 금액 : 발주 총 금액과 세부 금액이 정확히 기재됩니다.
물품의 유효기간 및 특수 조건 : 납품에 관한 특수 조건이 필요한 경우 명시합니다.

발주서 작성 절차

발주 과정

견적 요청 및 접수 : 물품에 대한 견적을 요청하고 받습니다.
견적 검토 및 업체 결정 : 접수된 견적을 검토하고, 업체를 결정합니다.
발주서 작성 및 발송 : 필요한 내용을 포함한 발주서를 작성하여 발송합니다.

발주 후 과정

스케줄 확인 : 발주 후 납품 및 제작 스케줄을 확인하고 조정합니다.
납품 및 결제 : 물품을 접수하고 결제를 진행합니다.

발주서 작성 시 유의사항

발주서는 정확하고 명확하게 작성되어야 하며, 오류를 최소화하기 위해 다음과 같은 사항에 주의해야 합니다.

1. 명확한 의사 표현

정확한 내용 기재 : 발주 내용은 명확하고 정확해야 합니다.

2. 작업 일정 고려

능력과 일정 확인 : 자사의 생산 능력 및 일정을 고려하여 발주서를 작성합니다.

3. 금전 관계 명확화

금전적 사항 확인 : 금액과 관련된 정보는 신중하게 작성합니다.

4. 철저한 검토

문서 검토 : 작성된 발주서는 오탈자가 없는지 철저히 확인합니다.

발주서는 거래의 정확성과 효율성을 보장하는 중요한 문서입니다. 정확하고 명확한 작성을 통해 거래 과정에서의 오류와 불일치를 방지할 수 있으며, 이는 양측 간의 신뢰 구축에 기여합니다.