직장 생활을 할 때 자주 쓰게되는 것이 바로 보고서 입니다. 보고서만 보아도 작성자의 지적 수준이나 작업 능력 등을 파악할 수 있기에 결코 가볍게 볼 것이 아니라 신중하게 작성해야 하는 기본적인 업무입니다.
때로는 이 보고서로 인해 인사고가의 영향을 주기도 합니다. 오늘은 이런 보고서를 작성하는 방법과 양식을 공유 드리겠습니다.
다양한 종류의 보고서
업무와 학업에서 보고서는 필수적인 도구로 활용됩니다. 그 종류에는 실정 업무보고서, 결산보고서, 주간업무보고서, 출장보고서, 감사보고서, 사고보고서, 검수보고서, 교육보고서 등이 있으며, 각각의 목적과 상황에 맞게 제작됩니다.
보고서의 중요성
보고서는 업무 진행 상황을 파악하고 의사 결정에 중요한 역할을 합니다. 정확하고 객관적인 정보 제공을 통해 의사소통을 원활하게 하며, 문제 해결 및 계획 수립에 필수적입니다.
보고서 작성 요령
1. 목적 파악
보고서를 작성하기 전에 목적을 명확히 해야 합니다. 대상 독자, 보고서의 목적, 필요한 내용 등을 분석하여 취지에 맞는 내용을 구성합니다.
2. 목차 정리
보고서의 목차는 내용의 뼈대를 잡는 중요한 과정입니다. 배경, 현황, 문제점 분석, 개선 방향, 효과 등을 논리적 순서대로 배열합니다. PREP법(Point, Reason, Example, Point)을 활용하여 논리적인 흐름을 만드는 것이 효과적입니다.
3. 타이밍 중시
보고서의 타이밍은 중요합니다. 제출 기한과 시기를 확인하여 적시에 정보를 전달하는 것이 중요합니다.
4. 객관적 자료 활용
객관적이고 구체적인 자료를 바탕으로 정확한 정보를 제공해야 합니다. 도표, 그래프 등을 활용하여 데이터를 명확하고 이해하기 쉽게 전달합니다.
5. 간결하고 명확한 문장 사용
보고서는 간결하고 명확한 문장으로 작성해야 합니다. 짧고 간결한 문장과 이해하기 쉬운 단어 사용, 불필요한 접속사 및 수식어 배제 등이 필요합니다.
보고서 완성의 핵심
- 직접적인 문장 사용: 보고서는 목적과 관련된 핵심 내용을 직접적으로 전달해야 합니다.
- 논리적 구조: 내용이 논리적으로 연결되고, 결론으로 이어지는 구조를 가져야 합니다.
- 정리와 검토: 작성된 보고서는 맞춤법 검사, 문장 호응, 문맥 일관성 등을 체크하며 세심하게 정리합니다.
보고서 작성은 단순한 문서 작업이 아니라 전략적인 커뮤니케이션 도구입니다. 목적에 맞는 적절한 구조, 명확하고 간결한 내용 전달, 적시성 있는 제출이 보고서 작성의 핵심입니다.
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